Welke processen automatiseer je het best?

Een logische vraag voor MKB-ondernemers is: “Welke processen kan ik automatiseren?”. Maar het is eigenlijk de verkeerde vraag om mee te beginnen. Een betere eerste vraag is: waarom wil je dit? Welke winst verwacht je ervan? Als je die vraag niet kunt beantwoorden maak je grote kans dat je aan het einde van het traject een mooi geautomatiseerd proces hebt, maar geen idee of het iets heeft opgeleverd.

Stel jezelf eerst deze vragen

Voordat je überhaupt kijkt naar welke processen in aanmerking komen, is het verstandig te bepalen welke winst je verwacht. Dat kan op verschillende manieren:

• Tijdwinst — Hoeveel uur per week kost dit proces nu? Voor wie? En wat doe je met die vrijgekomen tijd?
• Minder fouten — Worden er nu fouten gemaakt die geld, tijd of klanttevredenheid kosten? Wat zijn die fouten concreet waard?
• Schaalbaarheid — Wil je groeien zonder dat je daar meteen extra mensen voor nodig hebt?
• Klanttevredenheid — Wordt de klant sneller of beter geholpen als dit proces anders loopt?
• Kostenbesparing — Wat kost het proces nu, afgezet tegen wat automatisering oplevert?

Als je op minstens één van deze vragen een concreet antwoord hebt, heb je een reden. En een reden is nog geen garantie op succes, maar het is wel de enige manier om later te kunnen vaststellen of je de juiste keuze hebt gemaakt.

Van waarom naar welk proces

Als het waarom helder is, wordt de selectie van het wat een stuk makkelijker. Je kijkt dan niet meer naar wat er allemaal geautomatiseerd kán worden, maar naar welke processen aansluiten bij de winst die je wil halen.

Een paar criteria die daarbij kunnen helpen:

• Hoe vaak wordt het uitgevoerd? Dagelijkse, repetitieve taken leveren het snelst iets op. Een handeling die één keer per jaar plaatsvindt, is zelden een goede kandidaat.
• Hoeveel tijd kost het nu? Dit sluit aan op hoe vaak. Maar een taak die elke dag een paar seconden kost, levert misschien nog niet veel op.
• Zijn er vaste regels? Hoe minder uitzonderingen, hoe makkelijker een proces te automatiseren is. Als elke situatie net iets anders is, kun je nog steeds automatiseren, maar het kost wel meer werk.
• Hoe groot is de foutkans? Processen waarbij mensen makkelijk fouten maken - handmatige invoer, kopieer-plak-werk, herinneringen die vergeten worden - zijn klassieke kandidaten.

Een veelgemaakte fout is te groot denken. “We automatiseren ons hele offerteproces” klinkt ambitieus, maar is vaak een recept voor een langdurig project met veel haken en ogen. Beter is het om één duidelijk, afgebakend proces te kiezen. Eentje waarvan je weet wat het nu kost en wat je ervan verwacht.

Klaar om te beginnen?

Als je wil weten welke processen in jouw bedrijf het meeste potentieel hebben denk ik graag met je mee. Neem contact op of stuur me direct een bericht via erwin@matijsen-ict.nl.

Erwin Matijsen is eigenaar van Matijsen ICT en ondersteunt bedrijven bij het effectief inzetten van data en software. Het leukst vindt hij projecten in de MKB- en not-for-profit sector, en het zijn van een brug tussen ICT en de ondernemer.